Dagsorden/referat til bestyrelsesmødet i Sommerhusbyen Houstrup
tirsdag den 20. marts 2025 kl. 18.00 til kl. 21.00.
Dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden.
2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 25. februar 2025.
3. Status for regnskab ultimo marts 2025.
4. Forrentning af opsparingen.
5. Henvendelse til bestyrelsen siden sidste bestyrelsesmøde.
6. Arbejdet med søen og de tilknyttede arealer.
7. Vejene i vores område.
8. Postkassehuset.
9. Strandrensning 2025.
10. Foreningens ordinære generalforsamling Skærtorsdag den 17. april 2025.
11. Status for arbejdet med et forslag til justering af foreningens vedtægter.
12. Indkomne forslag til generalforsamlingen.
13. Eventuelt.
Referat:
Tilstede på bestyrelsesmødet: Peter Kristensen, Mia Stoltze, Britt Øllgaard, Martin Hedegaard og
Frants Bilde Kjeldsen.
Afbud: Ingen.
Ad.: 1
Dagsordenen blev godkendt.
Ad.: 2
Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
Ad.: 3
Mia Stoltze orienterede om en foreløbig status for de første par måneder i 2025. Orienteringen gav ikke
anledning til bemærkninger.
Ad.: 4
Mia Stoltze orienterede om den indgåede aftale.
Ad.: 5
Bestyrelsen har fået en henvendelse vedrørende den omtalte ejerliste i referat af 25. februar 2025.
Peter Kristensen kontakter vedkommende med henblik på en nærmere drøftelse af henvendelsen.
Frants Bilde Kjeldsen kontakter foreningens webmaster, med henblik på den fremtidige
administration af vores hjemmeside – herunder ejeroplysningerne.
Ad.: 6
Martin Hedegaard orienterede om arbejdsgruppens overvejelser om arbejdet med blandt andet
arealerne omkring søen.
Arbejdsgruppen/søgruppen vil orientere om overvejelserne på foreningens førstkommende
generalforsamling.
Ad.: 7
Varde Kommune har besluttet, at de ikke længere vedligeholder grusveje for private i blandt andet
sommerhusområderne. Peter Kristensen undersøger hvornår beslutningen træder i kraft for vejene i
vores område.
Martin Hedegaard og Peter Kristensen har undersøgt forskellige alternative muligheder for
vejvedligehold.
Bestyrelsen besluttede, at Martin Hedegaard har mandat til at indgå aftale med anden entreprenør i
første omgang for et år.
Ad.: 8
Bestyrelsen drøftede postkassehuset herunder at nogle af postkasserne er i en lidt miserabel stand.
Peter Kristensen kunne i den sammenhæng oplyse, at vi ikke har flere reservedele, hvorfor vi
fremadrettet ikke er i stand til at renovere de postkasser, der går i stykker.
Bestyrelsen opfordrer den enkelte grundejer til, at tage vare på sin egen postkasse, da det jo i bund og
grund er den enkelte grundejers ansvar at vedligeholde sin postkasse, så den er brugbar. Som ejer af
et fritidshus er man, jf. Postloven forpligtiget til at have en funktionsdygtig postkasse i en fælles klynge
med de andre grundejere i området.
Ad.: 9
Esmark sponsorerer i lighed med sidste år en pølsevogn til strandrensning lørdag den 31. maj 2025.
Britt Øllgaard og Mia Stoltze tager sig af det praktiske opgaver i forbindelse med strandrensningen.
Ad.: 10
Det praktiske omkring generalforsamlingens indkaldelse og afvikling blev drøftet og koordineret. Med
den foreslåede vedtægts ændring, er bestyrelsen bevidst om, at der formentlig skal afholdes en
ekstraordinær generalforsamling.
En eventuel ekstraordinær generalforsamling fastlægges som udgangspunkt til lørdag den 03. maj
2025 eller lørdag den 10. maj 2025 kl. 10.00 på Restaurant Stausø.
Mia Stoltze aftaler nærmere med Restaurant Stausø.
Ad.: 11
Dagsorden til generalforsamlingen og forslag til vedtægtsændringerne er offentliggjort på foreningens
hjemmeside og fremsendt til medlemmerne via Nyhedsbrev tirsdag den 04. marts 2025 i
overensstemmelse med foreningens vedtægter.
Ad.: 12
Der er ikke modtaget nogen forslag fra foreningens medlemmer indenfor tidsfristen.
Ad.: 13
Ingen bemærkninger.
Skærtorsdag den 17. april 2025 kl. 08.30 til kl. 10.00, (bestyrelsesmøde med dirigent og revisor).
Skærtorsdag den 17. april 2025 kl. 10.00 til kl. 13.00, og (generalforsamling).
Skærtorsdag den 17. april 2025 kl. 13.00 til kl. 14.00. (konstituerende bestyrelsesmøde).
Referent: Frants Bilde Kjeldsen.
20032025
Peter Kristensen: Formand
Mia Stoltze: Kasserer
Britt Øllgaard: Næstformand
Martin Hedegaard: Bestyrelsesmedlem
