Dagsorden/referat til bestyrelsesmødet i Sommerhusbyen Houstrup
torsdag den 18. september 2025 kl. 18.30 til kl. 21.00.
Dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden.
2. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 15. maj 2025.
3. Status for regnskab ultimo september 2025.
4. Arbejdet i ”Sammenslutningen”.
5. Henvendelse til bestyrelsen siden sidste bestyrelsesmøde.
6. Arbejdet med søen og de tilknyttede arealer.
7. Arbejdet med foreningens grund ved Vester Hennebysvej/Mosevej.
8. Ny aftale om slæbning af stamveje og stikveje i vores område.
9. GPDR-regler i forhold til vores ejerliste.
10. Deklarationer mm i foreningens område.
11. Eventuelt.
Referat:
Tilstede på bestyrelsesmødet: Peter Kristensen, Mia Stoltze, Martin Hedegaard og Frants Bilde Kjeldsen. Britt Ølgaard deltog via teams.
Afbud: Ingen.
Ad.: 1
Dagsordenen blev godkendt.
Ad.: 2
Referatet af 15. maj 2025 blev godkendt uden bemærkninger.
Ad.: 3
Mia Stoltze gav en kort status for regnskabet september 2025. Orienteringen gav ikke anledning til bemærkninger.
Ad.: 4
Britt Ølgaard gav en kort orientering om de forskellige oplæg til udvalgsopgaver i ”Sammenslutningen”. Britt Ølgaard udarbejder et oplæg til foreningens hjemmeside og til facebook.
Den 12. oktober 2025 afholdes et fælles arrangement for bestyrelsen i ”Sammenslutningen”, de enkelte grundejerforeningers formænd og de enkeltpersoner, der pt. har meldt sig til det videre arbejde. Peter Kristensen deltager i mødet.
Ad.: 5
Bestyrelsen har fået enkelte henvendelser:
En henvendelse om 2 + 1 vej på Houstrup Strandvej. Henvendelsen er videresendt til Varde Kommune. En henvendelse om skilte ved blandt andet stier i vores område, der ikke i alle tilfælde er læselige mere. Martin Hedegaard og Peter Kristensen tager en runde for renovering af og/eller nye skilte, hvor det er påkrævet.
En henvendelse om bevoksning ved stier, der gør græsklipning besværlig/umulig af disse. Det er der nu rådet bod på.
Henvendelser om manglende overholdelse af deklarationen for foreningens område ved blandt andet farvevalg, tagbeklædning og opsætning af stakit i skel. I den udstrækning Bestyrelsen vurderer, at eventuelle manglende overholdelse af deklarationen ikke ligger indenfor en bagatelgrænse, vil grundejeren i første omgang blive kontaktet med henblik på at leve op til bestemmelserne for området. Sker dette ikke, vil Bestyrelsen efterfølgende oversende sagen til Varde Kommune som myndighed på området.
Ad.: 6
Martin Hedegaard orienterede kort om det hidtidige arbejde med arealerne omkring søen.
Martin Hedegaard ønskede, at der blev bevilliget midler til et nyt bord/bænkesæt til arealet. Dette blev bevilliget. Martin Hedegaard sørger for indkøb.
Ad.: 7
Martin Hedegaard orienterede om arbejdet, herunder sponsoratet fra Esmark af 2 borde/bænkesæt og opsætning af informationstavle med sommerfugle.
Ændring af arealet har betydet, at området nu er meget velbesøgt og brugt.
Ad.: 8
Det er indgået en ny aftale med en ny entreprenør om slæbning af stamvejene pr. 01. januar 2026, da Varde Kommune ikke efter denne dato udfører entreprenørarbejde for private.
Ad.: 9
Det blev drøftet.
Ad.: 10
Det er bestyrelsens opfattelse, at det er kommunens som myndighed, der er den udøvende ved overtrædelse af deklarationernes bestemmelser.
Bestyrelsen henvender sig til den enkelte grundejer ved overtrædelse af deklarationer, forinden sagen sendes til kommunen med respekt for en bagatelgrænse. En bagatelgrænse bestyrelsen i hvert enkelt tilfælde tager stilling til.
Ad.: 11
Ved private ejerskifte opfordres de nye ejere til dels at ændre/rette oplysningerne på hjemmesiden om ejerforholdene dels til at orientere bestyrelsen om ejerskiftet.
Der ønsket opsat skilt med ”Parkering forbudt” ved skilt med blind vej på Vester Hennebysvej/Mosevej. Peter Kristensen kontakter Varde Kommune.
Peter Kristensen og Martin Hedegaard undersøger muligheder for opsætning af plade ved udløbet af søen, så den ikke tømmes fuldstændig for vand i meget tørre perioder.
Næste møde er fastlagt til tirsdag den 25. november 2025 hos Mia Stoltze, Sivvejen 6, 6830 Nørre Nebel kl. 18.30 til kl. 21.00.
Referent: Frants Bilde Kjeldsen. 18092025
Formand: Peter Kristensen
Kasserer: Mia Stoltze
Næstformand: Britt Ølgaard
Bestyrelsesmedlem: Martin Hedegaard
